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얼마 '회사 생활이 편해지는 업무 노트 습관'이라는 제목의 글 읽고, 나는 어떻게 시간과 업무를 관리하고 있는지 돌아보게 되었다. 전일제로 일을 하는 올해가 처음인, 비루한 경력이지만 공유 차원에서 적어 본다.

   

업무의 성격


나는 '프로그램 매니저'라는 이름을 달고 있고, 글루에서 진행되는 사업을 담당한다. 사업에는 사업계획서가 있고, 거기에는 동안 해야 큼직한 일들과 그에 배정된 예산이 모두 나와있다. 그렇지만 구체적으로 일을 언제, 누구와, 어떤 방식으로 것인지와 같은 세부 사항은 정해져 있지는 않다. 나는 그런 부분들을 어떻게 하는 것이 적절한지에 대해 현지의 팀과 함께 의논하여, 본부의 승인을 받아 실행한다. , 애초에 계획된 모든 활동들이 차질없이 실행될 있도록 전체적인 상황을 관리하며, 돌아가는 사정을 한국 본부에 보고한다. ( 외에도 자잘한 일들이 있지만 크게는 이렇다.)

   

그러니 내가 하는 일이란 이런 식이다. 2015 달력을 들여다보면서, 계획서에 나와 있는 활동들을 열두 어디에 집어넣어야 좋을지 생각을 한다. 예를 들어서, 3 교사연수를 7 말에 하는 좋겠다고 결론을 내렸다. 그러면 그때부터는 '1 연수를 것인가 아니면 주말 이틀을 것인가, 장소는 어디로 하고 식사는 어떻게 제공할 것인가, 강사는 누구를 부르고 자료집은 언제까지 만들 것인가, 평가 설문지는 하루에 몰아서 하는 좋을까 이틀에 나누는 좋을까...' 이런 세부사항에 대해서, 이곳 사정을 제일 아는 현지 직원 + 비용의 집행 정산을 담당하는 다른 팀원과 머리를 맞대고 고민해서 결정을 내린다. 일은 어렵지 않지만, 여러 가지 활동이 동시에 돌아가니까 정신을 차리고 어느 곳에서 펑크가 나는 일이 없도록 해야 하고, 동시에 우리가 하는 일을 계속 성찰 평가하면서지속적으로 향상시키는 것이 요구된다.

   

도구: '달력'과 '할 일 관리' 서비스


위와 같은 업무의 성격 , 내가 일을 주로 쓰는 도구는 '달력' ' 관리 서비스'이다. 도구는 '커다란 업무를 쪼개서, 번에 실행 가능한 액션으로 바꾸고, 그것을 얼마나 달성했는지 확인하는 ' 쉽게 만들어 준다.

   

달력: Sunrise Calendar


내가 달력에 직접 기입하는 것은 외부 기관 방문과 같은 일정/행사(event)이다. 여기에서 '일정/행사' 기관 방문, 회의 참석, 출장과 같이 시간이 지나면 자동적으로 완수되는 성격의 일을 말한다. 예를 들어서 모월 모일에 어느 학교를 방문하기로 일정은, 나의 적극성 여부- 그러니까 내가 거기에 가서 어떤 태도로 일을 하는지와 상관 없이 달성된다. (그에 반해 업무(task) '학교 방문 일지 작성' 같이, 내가 하지 않으면 시간이 아무리 흘러도 결코 완수되지 않는 일이다. 이런 업무는 달력에 기입하는 대신, 아래의 관리 도구를 사용해 스스로에게 강제성을 부여한다.) 이렇게 입력해 놓은 여러 일정을 보면서, 계획서 상의 활동을 언제 하면 좋을지 적절한 시기를 찾아내는 것이 달력의 용도이다.

그렇지만 이 정도가 전부라면 '달력 쓰는 사람도 있나', '종이 달력이면 이유는 무엇인가' 하는 생각이 것이다. 선라이즈 캘린더나 구글 캘린더를 사용하는 것의 장점은, 다른 도구인 ' 관리 서비스' 결합할 발휘된다. (아래 참고)

그리고 글을 쓰면서 생각해 보니, 굳이 선라이즈캘린더여야 할 이유는 찾기가 어렵다. 원래 구글 캘린더를 썼는데, 선라이즈가 노트북-스마트폰-아이패드 어디에서든 보기에 좀 더 예뻐서 쓰고 있는 정도다. 그렇지만 보기에 예뻐야 자꾸 보고 싶고 쓰고 싶고 그런 거니까, 나름 중요한 이유일 수도 있다고 본다.

   

할 일 관리: Todoist


관리 서비스/앱은, 해야 일을 계속 머리로 생각하는 시간을 쓰는 대신, 약간의 시간을 할애해 일들을 적은 다음 그것을 실행하는 온전히 집중할 있도록 도와준다. 보통, 카테고리/프로젝트를 만들고 아래 업무를 생성한 다음 완수하면 체크해서 없애는 방식이다. 워낙 종류가 다양해서 각자 취향에 따라 사용할텐데, 이것저것 보니 집중해서 일하는 데에 조금이라도 도움이 되는 것이 있긴 같다. 나는 원래 Wunderlist 사용했는데, Todoist 갈아탔고, 이유는 다음과 같다.

   

Todoist 가장 장점은, 하나의 업무에 하위 업무를 여러 단계로 만드는 것이 가능하고, 그것을 펼쳐서 있다는 점이다. 예를 들어서, Wunderlist에서도 "교사연수 준비"라는 업무를 등록하면, 아래에 세부 일을 등록하는 것은 가능하다. 아마도 "장소 대관" "자료집 제작" 등이 세부 일에 해당할 것이다. 그렇지만 여전히 "자료집 제작" 번에 실행 가능한 업무가 아니다. "원고 수합" "원고 교정" "원고 출력" "인쇄 맡기기" 등과 같은 여러 단계를 거쳐야만이 "자료집 제작"이라는 업무가 달성된다. 하지만 Wunderlist에서는 세부 일을 다시 쪼개는 것이 불가능했기 때문에, 이렇게 여러 단계로 업무를 세분화할 수가 없었다. Todoist에서는 이것이 가능하다.

 

   

위의 그림에서 보듯이, 교사연수 준비에 해당하는 여러 일들 가운데, '자료집 제작' 번에 수행할 없는 업무였기 때문에 다시 세부 업무로 나누었다. 그리고 세부 업무 중에서 핸드아웃을 편집하는 일은 분량이 많았기 때문에, 강사 별로 나누어서 적어도 시간 이내로 끝낼 있는 정도의 작업을 만들었다. 이렇게 두면 내가 미리 지정해 일에 집중을 하다가도, 전체적인 흐름을 점검하고 싶으면 '준비' 해당되는 모든 항목을 펼쳐 보면 되는 것이다.

   

달력 + 할 일 관리


위와 같이 Todoist 사용해 생성/수행한 세부 업무는, 달력에서도 바로 확인이 가능하다. , 내가 해야 일의 체크리스트를 만들고, 작업에 기한을 정한 다음 거기에 따라 일을 하고 완수한 일을 체크하면 기록이 고스란히 달력에 남게 되는 것이다. (완수한 일은 아래 그림처럼 체크() 되어 있고, 아직 하지 않은 일은 체크 표시가 없다) 이렇게 되면 달력 창만 보았을 때도 내가 언제 무슨 일을 해야 하는지 쉽게 파악이 가능하고, 언제 무슨 일을 했는지도 확인할 있다. 이건 나중에 하나의 행사를 끝낸 처음부터 끝까지 어떤 흐름에 따라 일을 했는지 정리하는 것을 훨씬 수월하게 만들어 준다.

   

   

   

이것 외에는

  • Toggl: 세부 작업에 소요되는 시간을 쉽게 체크할 있게 돕는 도구. 이전에 한동안 사용했지만 지금은 크게 필요성을 느끼지 않아 쓰지 않고 있다. 주로 컴퓨터 앞에서 일을 하고, 하나의 업무에 몰입하기 힘들 사용해 보면 집중력을 높이는 도움이 되는 도구이다. (자리에 앉아는 있지만 온갖 것들을 들여다 보느라 실제 하는 쓰는 시간은 얼마 되지 않을 때가 있지 않은가 :P)
  • Trello: 여러 개의 보드에 카드를 만들어 붙이고 이리저리 옮기는 방식으로 프로젝트의 그림을 눈에 보고 관리할 있게 돕는 도구인데, 이제껏 제대로 사용할 기회가 없었( 앞으로도 별로 없을 ). 그럼에도 불구하고 언젠가 사용할 날을 꿈꾸며 폰과 아이패드에 깔아놓은 앱을 지우지 않고 있다.

   

처음 일을 시작할 때는 따로 업무 일지를 마련해서 일별/주별 수행한 업무를 기록해 보려고 했는데, 그러자니 작성을 위해 따로 시간을 써야 한다는 것이 부담스러웠다. 지금의 방식은, 시간과 에너지를 써서 기록을 하지 않아도 내가 해야 일을 관리하기만 하면 그것이 기록으로 남는다는 점에서 편리하다. 앞으로 계속 일을 나가면서 조금씩 나은 방법을 찾아갈 있을 것이라 기대한다.

   

 

* 에버노트와 원노트도 업무에 활용하고 있지만 엄밀히 말해 업무와 시간 '관리' 아니므로 여기에서는 제외했다.